ИНТИМНЫЕ ДЕТАЛИ МЕНЕДЖМЕНТА. Часть 3/33

Блэкджек, кокаин и… Систематизация бизнеса (IInd level)

Что ж, настало время описать вторую часть Системного подхода в бизнесе.

У вас есть 3 ключевых инструмента Систематизации бизнеса дополнительно к 4-м, которые я описал в первой части этой статьи (обязательно прочтите ее, если пропустили).

5. Функциональная Структура Компании
Моя первая работа эйчаром состоялась в 17 лет. Тогда в достаточно крупной организации по продаже бумаги и картона я проводил исследование по удовлетворенности сотрудников своей работой.

Там произошел один забавный случай. Меня вызвал к себе гендир и говорит:
-Максим, тебе необходимо выяснить, что сотрудники нашей компании думают о своеих рабочих условиях. Нравится ли им работа, довольны ли они зарплатой, что они думают по поводу нашей корпоративной культуры. -голос доносился из-за дубового, старого стола, который внушал уважение к его обладателю.
-Хорошо, Федор Борисович. Сделаю,- робко ответил я, наспех продумывая варианты реализации этой задачи.
-Договорились, у тебя 3 недели — сказал как отреза генеральный директор.

Я вышел из кабинета около полудня и принялся за прописывание задачи. Сначала мне нужно было составить опросник с вариантами ответов в форме а), б) и в). Где каждой букве будет соответствовать свое количество баллов. Несколько вопросов стоит сделать открытыми, чтобы участники опроса могли честно рассказать о том, что они думают о компании.

Эту историю я решил рассказать вам из-за одного вопроса, ответ на который поверг меня (а еще больше генерального) в полный шок. Вопрос звучал так: “Если бы наша компания была человеком, как бы вы ее описали?”.

Через пару дней после раздачи тестов с уверением полной анонимности, мы получили этот достаточно радикальный ответ.

“Если бы наша компания была человеком, то это была бы старая, потерявшая почти все свои зубы проститутка. Ей бы не платили денег за работу, так, иногда давали какие-нибудь подачки вроде пирожков или протухшего сала с чесноком. Когда эта проститутка с неприятным, кислым запахом изо рта умрет, о ней не вспомнит ни одна живая душа”.

Представляете, как рассверипел генеральный директор компании, когда я выслал ему подборку открытых ответов на этот вопрос?

Если компания как человек — это красивая метафора, то Функциональная структура компании — это карта конкретной пирамиды менеджмента.
В этом посте я приложу один скриншот с примером ФСК, можете прокрутить эту публикацию ниже и посмотреть его прямо сейчас.

Итак, что такое ФСК? Это пирамида вашего менеджмента, описанная с помощью должностей и исполнителей.

Давайте рассмотрим типовую ФСК небольшого интернет-магазина.

1) Владельцы бизнеса
Обычно на верхушке пирамиды находится собственник с партнерами или инвесторами.

Откройте mindmeister или xmind (на крайний случай хоть листочек возьмите) и напишите сверху эту должность в квадратике и Фамилию, Имя человека, который занимает эту позицию.

2) Генеральный директор
На втором уровне обычно находится генеральный директор. Запишите эту должность и обозначьте ответственного.

3) Директора департаментов
На этом уровне у вас, скорее всего, на одном уровне друг с другом будут присутствовать кураторы разных подразделений вашего бизнеса.

Запишите позиции Директора по маркетингу, продажам, продукту, развитию бизнеса, айти. Это самые популярные позиции в компании.

Наважно, нанят у вас отдельный человек на каждую должность или нет. ФСК призвана показать, в каком месте иерархии находится эта должность и кто выполняет эти функции в данный конкретный момент времени. Если функции выполняете вы, вписывайте свое имя. Если кто-то другой, пишите его.

4) Менеджер подразделения
Помимо директора обычно есть менеджер, который работает с непосредственными исполнителями. Если это маркетинг, то менеджер по маркетингу ищет потенциальных исполнителей для рекламы сайта.

В функции менеджера не входит самостоятельное выполнение этих обязанностей, он лишь последник, куратор. Впишите эту должность обозначьте ответственного. Если менеджеров по маркетингу несколько, записывайте их всех.

5) Исполнители
Наконец, последний классический уровень в ФСК — это локальные исполнители. Формально должность каждого может называться менеджером в том числе, но это нижестоящие менеджеры. Менеджер по SEO, контекстной рекламе, баннерным площадкам, имейл-маркетингу.

Запишите, какие должности по факту заняты в вашем бизнесе и кем.

Это Функциональная структура компании. Распишите ее по всем отделам и посмотрите, кто и чем по факту занимается в вашей компании. Бывает, что собственник включен в 7 должностей, это нормально. Главное, что теперь вам понятно, откуда себя или других сотрудников нужно исключать со временем.

Если вам кажется, что систематизировать бизнес слишком заморочено, найдите мой недавний пост про то, как собственнику найти свою личную мотивацию строить компанию, вам просто обязательно нужно с ним ознакомиться.

После того, как закончили с ФСК, переходите к Функциональному портрету должности.

6. Функциональный Портрет Должности
ФПД — это набор процессов, который обязан выполнять тот или иной ответственный за конкретную должность.

Это пример одного из менеджеров. В его задачи входит курирование контекстной рекламы, договоренности с партнерами, реклама на тематических площадках.

Распишите для начала одну из должностей. Например, ту, которая вызывает самые большие проблемы в вашей компании на сегодняшний день.

Со временем вам нужно расписать полный функционал каждой должности. Но даже после первой ФПД вы можете переходить к следующему этапу.

Кстати, Систематизация — далеко не единственный подход к построению эффективного бизнеса. В ближайшее время я поделюсь с вами еще одним подходом, он называется “Демократический менеджмет”. В рамках этой методики акцент в построении бизнеса ставится отнюдь не на системность.

7. База Знаний
База знаний — это ваш корпоративный портал (я рекомендую его делать на sites.google.com, это своеобразная википедия для вашего бизнеса).

Хорошая База знаний включает в себя описание каждого процесса из Функционального Портрета должности.

Это общий вид Базы знаний, а также конкретно расписанный процесс одной из функций в компании.

Например, одна из функций менеджера по контекстной рекламе — это настройка веб-аналитики на вашем веб-сайты.

В такую инструкцию будет входить процесс расписанный по шагам вроде такого:
1) Зайти на google.com/analytics
2) Нажать кнопку “сгенерировать код”
3) Подключиться к нужному вам сайту по FTP
(вот ссылка на инструкцию, как подключиться к фтп)
4) Вставить в файл index.php сгенерированный код

К такой инструкции обязательно необходимо приложить видеозапись того, как специалист проделывал эту задачу.

Критерием того, насколько хороша инструкция, стоит простой эксперимент. Если вы можете дать любому сотруднику своей компании такую инструкцию, и он разберется, что делать, значит инструкция достаточно подробно описана.

База Знаний — это портал, который постоянно пополняется. В конце концов на этом портале будут выложены абсолютно все описания ваших бизнес-процессов, и тогда компания начнет работать в разы эффективнее и не будет требовать вашего пристального внимания.

Это была Основа Систематизации бизнеса, внедряйте на здоровье.

В следующей статье я поделюсь с вами тем, как заставить своих сотрудников писать понятные и дельные отчеты о проделанной работе так, чтобы им это нравилось и удвоило эффективность в команде.

Навеки Ваш,
Не совсем системщик

baner
No comments yet.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *